A Escrituração Contábil Digital (ECD) é um sistema de registro, controle e envio digital das informações contábeis de uma empresa para a Receita Federal, é a versão digital dos livros:
- Diário e seus auxiliares, se houver;
- Razão e seus auxiliares, se houver; e
- Balancetes Diários e Balanços, e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Na ECD, são prestadas informações detalhadas das operações e transações realizadas, contidos no Livro Razão, Livro Diário, demonstrações financeiras completas e, ainda, as demonstrações financeiras consolidadas, nos casos em que aplicável.
A ECD exige que as empresas forneçam informações detalhadas sobre suas transações financeiras e contábeis. Isso aumenta a transparência das operações e permite que os órgãos reguladores e a Receita Federal tenham acesso a dados precisos sobre as operações econômicas e financeiras das empresas.
Entenda melhor o tema neste post!
Obrigatoriedade da entrega da ECD
Segundo o art. 3º da IN RFB nº 2003/2021, estão obrigadas a adotar a entrega da ECD:
I – as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real;
II – as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;
III – as pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012;
IV – As Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.
Quem não precisa entregar a ECD?
Fica facultada a entrega da ECD às demais pessoas jurídicas. Além disso, a Receita Federal esclarece que não precisam transmitir às informações:
I – às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional);
II – aos órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
III – às pessoas jurídicas inativas de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014.
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Entrega da ECD: qual o prazo e período de envio?
A data-limite de entrega da ECD é até o último dia útil do mês de junho do ano subsequente ao do ano-calendário a que se refira a escrituração. No entanto, pode ocorrer de a Receita Federal prorrogar o prazo, como ocorrido em anos anteriores. É importante estar atento quanto a possíveis alterações.
O prazo de entrega da ECD citado acima muda em alguns casos (cisão, fusão, incorporação ou extinção):
- se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de janeiro a maio, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês de junho do ano da escrituração;
- se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de junho a dezembro, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês subsequente ao do evento.
A ECD é uma obrigação, por isso, a transmissão da ECD dentro do prazo regulamentar evita multas e permite que a empresa prepare a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) com antecedência.
Passo a passo para a elaboração da ECD
A Escrituração Contábil Digital (ECD) é um processo complexo que envolve a digitalização e o envio de informações contábeis detalhadas. Sendo assim, a empresa precisa reunir toda a documentação contábil necessária, como balanços, balancetes, demonstrações financeiras, diários, razões, entre outros, antecipadamente e não deixar de última hora.
Essa medida garantirá que as informações sejam enviadas de maneira correta sem atraso. Outra dica importante é utilizar um software contábil compatível com a ECD para preparar os registros. Existem diversas opções no mercado que podem se adaptar conforme as necessidades do negócio.
No software contábil, é possível gerar o arquivo digital da ECD no formato exigido pela Receita Federal. Geralmente, esse formato é o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Utilize um certificado digital para assinar o arquivo da ECD, para garantir a autenticidade das informações.
Após a transmissão, você receberá um recibo de entrega. Guarde esse recibo, pois ele comprova a entrega da ECD. Esteja atento: se a ECD foi enviada no ano anterior, é preciso recuperar a versão anterior no Bloco C. Para verificar se houve transmissões anteriores, basta acessar o portal do SPED e realizar a consulta.
Dicas para uma entrega da ECD bem-sucedida
O envolvimento das equipes do setor contábil e tributário das empresas para a geração da ECD é primordial nesse processo, bem como a verificação de centros de custos, dos códigos de aglutinação, a adequação do plano de contas da empresa ao plano de contas referencial.
Tratando-se do De/Para do plano de contas da empresa para o plano de contas referencial, da RFB é preciso atenção redobrada, pois é um instrumento importante de consolidação de dados por parte da Receita Federal e permite a realização de auditorias eletrônicas estruturadas e focadas partindo-se desse recurso de padronização.
Também é importante garantir a geração de todas as informações exigidas, a exemplo do tipo de livro diário – afinal, não é incomum que as empresas deixem de transmitir diários auxiliares quando sua escrituração exige a informação.
Além disso, em alguns casos, há divergências de saldos das demonstrações financeiras geradas a partir dos códigos de aglutinação da ECD com as demonstrações financeiras extraídas do ERP. É preciso ter cuidado para que esse erro não aconteça.
Conte com a De Biasi
Por se tratar de uma obrigação acessória anual e que já existe há muitos anos no cenário brasileiro, é possível que as empresas já tenham seus processos de geração e entrega da ECD bem estruturados.
Entretanto, devido à ECD conter dados importantes e ser um importante instrumento para a correta geração da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), sua revisão prévia por especialistas é recomendada.
Para isso, é preciso o envolvimento de uma equipe multidisciplinar, que contribua para que as informações estejam consistentes tanto na frente contábil quanto na frente tributária. Isso pode ser feito, por exemplo, por meio da adoção de práticas contábeis adequadas e uso de recursos tecnológicos para o sucesso na entrega da ECD.
Para uma entrega da ECD sem erros, conte com a De Biasi, que desde 1990 oferece serviços de excelência nas áreas de Auditoria e Consultoria especializada para crescimento empresarial seguro | De Biasi , propondo soluções inovadoras e respostas ágeis.
A equipe da De Biasi é composta por profissionais multidisciplinares, com vasta experiência acumulada na prestação de serviços para centenas de empresas nacionais e multinacionais de diversos segmentos. Para a ECD, oferecemos o serviço de revisão completa, para garantir a conformidade fiscal e também a preparação da obrigação acessória à partir de dados de razões, pois contamos com suporte tecnológico, o que nos permite preparar o arquivo à partir de dados combinados.
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