Os órgãos fazendários estabelecem diversas obrigações tributárias e acessórias, entre as principais obrigações tributárias está a Escrituração Contábil Fiscal, tema do nosso post, que apresenta um completo manual da ECF.
Por meio dessa declaração, em vigor desde 2014, as empresas prestam informações sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Dessa forma, é possível fiscalizar com maior rigor possíveis crimes e irregularidades de ordem tributária. Por isso, é essencial que toda empresa esteja em dia com o fisco, do contrário, pode sofrer com penalidades e comprometer a saúde financeira e a imagem do negócio perante o mercado.
Acontece que não se trata de um relatório simples de ser realizado. Além das nuances complicadas de uma prestação de contas, todos os dados relatados precisam bater com a devida documentação comprobatória, sob risco de multa.
Para ajudar sua empresa a entender tudo sobre o tema, a De Biasi preparou o manual da ECF, com informações importantes sobre uma das principais obrigações acessórias federais. Boa leitura!
O que é ECF?
Regulada atualmente pela Instrução Normativa RFB nº 2.004/2021, ECF é a sigla para Escrituração Contábil Fiscal e representa a declaração acessória federal anual que deve ser apresentada por todas as pessoas jurídicas, incluindo imunes e isentas.
A ECF está vigente desde o ano-calendário 2014, e faz parte do conjunto de obrigações acessórias transmitidas ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ela foi criada para substituir a extinta Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).
Na declaração, é fundamental que a pessoa jurídica informe todas as operações que influenciam a composição da base de cálculo e o valor devido do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), tributos com maior arrecadação federal.
Qual a finalidade da ECF?
Desde 2015, as pessoas jurídicas não são obrigadas a transmitir a DIPJ, uma antiga declaração que tinha o objetivo de prestar informações de rendimentos ao fisco. Com a mudança, a Receita Federal passou a ter acesso às informações sobre apuração do IRPJ e CSLL por meio da ECF.
Essa alteração foi proposta para garantir mais agilidade na finalização das informações para evitar a sonegação fiscal. No manual da ECF De Biasi você pode observar que ela serve para unificar diversas informações no mesmo documento.
Dessa forma, a Receita Federal tem acesso às seguintes informações — que devem ser transmitidas na ECF:
- Plano de contas contábil e saldos das contas;
- Recuperação de saldos finais da ECF;
- Associação das contas do plano de contas contábil recuperado da ECD com o plano de contas referencial;
- Detalhamento dos ajustes do lucro líquido na apuração do lucro real no e-Lalur;
- Detalhamento dos ajustes da base de cálculo da CSLL, no e-Lacs;
- Registros de controle de todos os valores a excluir, adicionar ou compensar em exercícios subsequentes, inclusive prejuízo fiscal e base de cálculo negativa da CSLL;
- Registros, lançamentos e ajustes necessários para a observância de preceitos da lei tributária relativos à determinação do lucro real e da base de cálculo da CSLL;
- Apresentação do Demonstrativo de Livro Caixa para as pessoas jurídicas optantes pelo Lucro Presumido que se utilizem da prerrogativa prevista no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981.
Manual da ECF De Biasi: Como a ECF é gerada?
A ECF é gerada a partir da recuperação de dados, saldos contábeis e plano de contas da Escrituração Contábil Digital (ECD), no caso das empresas obrigadas a entregar a ECD. Também é possível recuperar os saldos finais da ECF anterior, a partir do ano-calendário 2015.
É importante ressaltar que as empresas tributadas pelo Lucro Presumido, que não estejam obrigadas à transmissão da ECD, devem apresentar na ECF o Demonstrativo do Livro Caixa.
Segundo a Receita Federal, na ECF, ocorre o preenchimento e controle, por meio de validações, das partes A e B do Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur) e do Livro Eletrônico de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-Lacs).
Dessa forma, todos os saldos informados nesses livros também serão controlados e, no caso da parte B, haverá o batimento de saldos de um ano para outro.
A ECF deve ser transmitida no ambiente do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), por meio do programa validador da ECF. É exigido que o documento tenha a assinatura eletrônica de um contador devidamente habilitado, para garantir a veracidade das informações prestadas.
O leiaute do SPED passa por atualizações constantes, o que exige atenção para não errar na hora de preencher e transmitir a declaração. Para auxiliar o contribuinte, a Receita Federal disponibiliza manuais de uso a cada atualização da ECF lançada.
Quem deve preencher a ECF?
Como já dissemos anteriormente aqui em nosso manual da ECF, ela tem caráter obrigatório. Por isso, é fundamental que toda pessoa jurídica que se enquadre nas regras esteja atenta ao prazo anual de envio (sobre o qual falaremos a seguir). Do contrário, ela pode sofrer multas e penalidades da Receita Federal.
São obrigadas a apresentar a ECF, de forma centralizada pela matriz, todas as pessoas jurídicas optantes pelo Lucro Real, Lucro Arbitrado ou Lucro Presumido.
Porém, caso a empresa faça parte de uma Sociedade em Conta de Participação (SCP), cada integrante deverá preencher e transmitir a ECF separadamente, com o CNPJ da pessoa jurídica que é sócia ostensiva e o CNPJ/Código de cada SCP.
Estão isentas de apresentar a ECF:
- Pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional);
- Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
- Pessoas jurídicas inativas de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014.
De acordo com a Instrução Normativa, se enquadram como empresas inativas as que não efetuaram qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário.Essas PJs precisam cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação específica.
Qual o prazo de envio da ECF?
As empresas devem enviar a ECF até às 23h59min59s do último dia útil do mês de julho do ano posterior ao do período da escrituração.
Contudo, a Receita Federal pode prorrogar esse prazo, como aconteceu em 2021 e 2022. Por isso, fique atento aos meios de comunicação e ao site do órgão.
Atenção! Em 2022, o prazo para envio da ECF foi prorrogado para o dia 31 de agosto.
De acordo com a legislação, foram delimitadas situações nas quais o prazo para envio da ECF pode mudar. Dessa forma, as pessoas jurídicas que estão em processo de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, devem entregar a ECF no seguintes prazos:
- Quando qualquer um desses eventos citados acima tiver ocorrido no período compreendido entre janeiro a abril, a ECF deve ser entregue até o último dia útil do mês de julho do mesmo ano.
Por exemplo, uma empresa que passou pelo processo de fusão em fevereiro de 2019 deve entregar a ECF até o dia 31 de julho de 2019.
- Porém, caso o evento ocorra no período compreendido entre maio a dezembro, a ECF deve ser entregue até o último dia útil do 3º mês subsequente ao do evento.
Por exemplo, uma empresa que foi extinta em agosto de 2019, teve até o dia 29 de novembro de 2019 para entregar a ECF.
Uma observação importante sobre a mudança de prazos para uma das situações acima. Segundo a Receita, caso a pessoa jurídica, incorporadora e incorporada, esteja sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento, somente empresa incorporada é obrigada a declarar a ECF.
Estar atento aos prazos é importante para não ter problemas com a Receita Federal. Veja no capítulo a seguir o valor das multas aplicadas.
Quais as penalidades aplicadas para o não envio da ECF?
A legislação prevê penalidades para a pessoa jurídica que não entregar a ECF (ou fazê-la com atraso) ou entregar com erros ou incompleta.
Para empresas sob o regime de Lucro Real:
- Não entregou a ECF — ou fez com atraso: multa equivalente a 0,25% do lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL, por mês-calendário ou fração, no período a que se refere a apuração. A punição é limitada a 10%.
Contudo, esse valor é limitado em R$ 100 mil para as pessoas jurídicas que no ano-calendário anterior tiverem auferido receita bruta total igual ou inferior a R$ 3,6 milhões. Do contrário, esse limite passa a ser de R$ 5 milhões.
- Entregou ECF com erros: multa de 3%, não inferior a R$ 100, do valor omitido, inexato ou incorreto na ECF.
Para empresas sob outros regimes enquadrados na ECF:
- Não entregou a ECF: a multa prevista de 0,5% do valor da receita bruta no período a que se refere a Escrituração;
- Entregou a ECF com atraso: multa equivalente a 0,02% sobre a receita bruta por dia de atraso, no período a que se refere a escrituração, limitada a 1%;
- Omitiu ou prestou informações incorretas: multa equivalente a 5% sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% do valor da receita bruta a que se refere a escrituração.
Conheça as diferenças entre ECF e ECD
Além de apresentarmos tudo sobre o tema neste manual da ECF, também se faz necessário conhecer a ECD (Escrituração Contábil Digital). Apesar da correlação, as duas obrigações são diferentes. A primeira tem o objetivo de prestar informações referente ao IRPJ e à CSLL; enquanto que a segunda simplifica o envio de informações de escriturações contábeis.
Trata-se de uma obrigação acessória do SPED que substitui a escrituração em papel. Nessa declaração, devem ser transmitidos digitalmente os seguintes livros:
- Livro Diário e seus auxiliares;
- Livro Razão e seus auxiliares;
- Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, são obrigadas a transmitir a ECD as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real.
Além dessa categoria, a ECD é obrigatória para as pessoas jurídicas tributadas com base no Lucro Presumido que distribuírem, a título de lucros — e sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) —, parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita.
Ademais, as Sociedades em Conta de Participação (SCP) devem apresentar a ECD como livros auxiliares do sócio ostensivo. Por fim, também devem transmitir a declaração as pessoas jurídicas imunes e isentas que, no ano-calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da EFD-Contribuições, que é uma Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/Pasep e COFINS.
Como fazer a recuperação da ECD para a ECF?
Na ECF, são recuperados dados da ECD, como por exemplo a importação de saldos, lançamentos contábeis, históricos, centros de custos. Para as pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Real, a recuperação da ECD na ECF é obrigatória.
Para realizar a recuperação, é necessário criar uma ECF no próprio programa ou importar um arquivo da ECF. Em seguida, deve ser feita a recuperação do arquivo da ECD. Vale ressaltar que a ECD não é importada, mas sim, recuperada.
Dessa forma, há todo o detalhamento necessário para que as apurações do Lucro Real e da base de cálculo da CSLL sejam realizadas de forma analítica, facilitando assim a fiscalização das informações pela Receita Federal.
Todo esse processo acontece por meio do já mencionado SPED. A seguir, veja mais informações sobre o sistema.
O que é SPED?
A ECF e o ECD são transmitidos por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), ferramenta digital disponibilizada pela Receita Federal para coletar dados fiscais e contábeis das empresas. Ele é composto por módulos que devem ser entregues de acordo com as características da pessoa jurídica.
De acordo com a legislação, o SPED unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único e computadorizado de informações.
Um dos principais objetivos do sistema é garantir a integração entre os diversos órgãos. Com isso, por meio do SPED, é possível prestar informações de forma segura e descomplicada para as esferas federais, estaduais e municipais.
O sistema foi elaborado para garantir validade jurídica, autenticidade e integridade das informações transmitidas. Ademais, todos os arquivos podem ser validados pelo contribuinte e recebem assinatura digital.
Como fazer o preenchimento da ECF no SPED?
Para realizar o preenchimento da ECF no sistema, é necessário mapear todas as operações da empresa nas quais precisam ser detalhadas na obrigação acessória. Além disso, a ECD recuperada no processo de envio deve ser a última armazenada na base de dados do SPED.
A habilitação dos dados pode envolver mais de um setor da empresa, como a área financeira, contábil, fiscal, comércio exterior, departamento pessoal etc. Na ECF são prestadas informações econômicas e gerais, como dados de comércio eletrônico, de recursos movimentados no exterior, entre outras informações para apuração do IRPJ e CSLL.
Por meio dos Registros 0010 (Parâmetros de Tributação) e 0020 (Parâmetros Complementares), os demais registros serão habilitados para preenchimento.
É essencial ter conhecimento aprofundado das atividades da empresa para a correta habilitação dos registros. Isso porque, durante a revisão da ECF, é comum encontrar registros não preenchidos pelas empresas, o que resulta em multas por omissão de informações.
Ademais, para o preenchimento da ECF, são necessários os seguintes dados:
- Abertura e identificação da empresa;
- Informações da ECF anterior e dos dados recuperados da ECD;
- Mapeamento e plano de contas;
- Saldos de contas contábeis e referenciais;
- Lucro Líquido e Lucro Real;
- Livros eletrônicos de escrituração e apuração do IRPJ e CSLL;
- Cálculo do IRPJ e da CSLL;
- Lucro Presumido;
- Demonstrativo do Livro Caixa;
- Lucro Arbitrado;
- Declaração sobre utilização dos recursos em moeda estrangeira decorrentes do recebimento de exportações (DEREX);
- Relatório País-a-País.
De acordo com a Receita Federal, não é possível transmitir duas ou mais ECF caso ocorra mudança de contador no período ou mudança de plano de contas. Dessa forma, a ECF deve ser transmitida em arquivo único, a menos que ocorra alguma das situações especiais previstas na legislação.
Como os blocos da ECF funcionam?
A ECF está dividida em vários blocos. Nas empresas tributadas pelo Lucro Real, um dos principais é o Bloco J (Plano de Contas e Mapeamento). Os registros desse bloco são os vinculados ao plano de contas, plano referencial da Receita Federal, centros de custos e subcontas.
A Receita Federal, por meio do plano de contas referencial, impõe ao contribuinte vincular cada conta a uma conta específica. Esse processo indica obrigatoriedade de realizar ajustes ao lucro para fins de apuração do Lucro Real, do Resultado Ajustado, e de operações que podem ter reflexo em outros tributos, como IOF, PIS, COFINS e Contribuição Previdenciária.
É importante ressaltar que a preparação do De/Para do Plano de Contas da empresa para o Plano de Contas Referencial deve envolver a área contábil e a área de impostos da empresa, para que os reflexos tributários provenientes do Plano de Contas Referencial sejam avaliados de forma conjunta.
Outro bloco importante para as empresas tributadas pelo Lucro Real é o Bloco L (Lucro Líquido – Lucro Real). O Registro L210 (Composição de Custos) é um dos registros desse bloco que requer muito cuidado no preenchimento, pois analisa a apuração dos custos das empresas.
Contudo, o formato desse registro atende parcialmente às formas de apuração de custos, principalmente os custos industriais. Dessa forma, o valor total apurado nesse registro deve coincidir com o Custo do Produto Vendido (CPV) informado na ECD.
Apesar disso, é comum que a ECF seja entregue com esses valores distintos, seja pela forma como o De/Para das contas de custos é feito nesse registro, seja pela forma como o agrupamento das contas é feito na ECD e no Plano de Contas Referencial.
Esses são os blocos que precisam de uma atenção maior na hora de realizar o preenchimento da ECF, mas a declaração conta ainda com outros blocos. Para entender melhor quais são, basta consultar o manual de leiaute disponibilizado pela Receita Federal.
ECF De Biasi
A ECF é uma das principais obrigações acessórias federais, por isso é necessário que a empresa tenha o suporte de especialistas para garantir que a declaração seja entregue com as informações corretas e seguindo o que orienta o Manual de Geração.
Ademais, um especialista pode apontar erros que podem comprometer a entrega da ECF, acarretando em penalidades da Receita Federal. Afinal, essa obrigação acessória demanda cruzamento eletrônico entre diferentes bases de dados, o que pode resultar em erros.
Além disso, terceirizar esse serviço contábil permite aos gestores dedicar mais tempo no gerenciamento dos negócios, sobretudo por receber um projeto formatado para cada modelo de negócio.
Para realizar o envio da ECF ou outros serviços contábeis, o seu negócio pode contar com a De Biasi, empresa que atua há 30 anos com serviços de excelência nas áreas de Auditoria, Consultoria e Outsourcing.
A De Biasi foi uma das primeiras empresas de auditoria do Brasil a receber a certificação ISO 9001:2015, tem outorga da British Standards Institution (BSI) e desde 1999 é listada na Comissão de Valores Mobiliários (CVM).
Dessa forma, ao contratar os serviços da De Biasi, a sua empresa tem a garantia de contar com profissionais multidisciplinares, com vasta experiência na área e que recebem treinamentos constantes para a melhoria contínua dos serviços prestados.
Para assegurar a conformidade fiscal, além deste manual da ECF, a De Biasi oferece serviços de preparação, revisão e apoio técnico para a geração dessa obrigação acessória. Também é possível contar com o serviço de apurações dos tributos IRPJ e CSLL.
A ECD é vital para a transmissão da ECF. Por isso, a De Biasi também atua com a geração e revisão completa desta versão digital da Escrituração, para garantir a conformidade tributária em todo o processo que envolve as duas obrigações acessórias.
Em nosso site você pode ver como o serviço de outsourcing da De Biasi pode descomplicar a gestão fiscal e tributária da sua empresa.
