Nota Técnica NFS-e 005/2025: mudanças no leiaute nacional para IBS e CBS

A Nota Técnica NFS-e 005/2025 (versão 1.1) traz atualizações relevantes no leiaute nacional da NFS-e, com impacto direto na DPS (Declaração de Prestação de Serviços) e no XML da nota.

O objetivo é adaptar os Documentos Fiscais Eletrônicos aos novos tributos IBS e CBS, conforme a EC nº 132/2023 e a LC nº 214/2025, e isso exige atenção imediata de times Fiscal, Contábil e TI/ERP, especialmente em operações como locação de bens móveis, bens imateriais e situações fora do escopo de ISS/ICMS.

O que é a Nota Técnica NFS-e 005/2025 e por que ela foi publicada

A Nota Técnica NFS-e 005/2025 foi publicada pela Secretaria-Executiva do Comitê Gestor da NFS-e para atualizar o padrão nacional de emissão e informação da NFS-e.

Na prática, ela estabelece novos campos, grupos e regras de preenchimento na DPS e no XML, preparando o ambiente para a futura apuração de IBS/CBS e reforçando a necessidade de classificação tributária correta, qualidade cadastral e parametrização sistêmica.

O que muda no leiaute nacional da NFS-e

A Nota Técnica NFS-e 005/2025 atualiza o padrão nacional e introduz mudanças na DPS e no XML para suportar a adaptação aos novos tributos IBS e CBS. Em termos práticos, as principais mudanças incluem:

• Novos campos, grupos e regras de preenchimento aplicáveis à Declaração de Prestação de Serviços (DPS) e ao XML da NFS-e.
• Ampliação do escopo para documentar operações que não se enquadram como serviços sujeitos ao ISS em determinadas situações, mas que passam a demandar tratamento adequado para a futura apuração de IBS/CBS.
• Consolidação de Códigos Tributários Nacionais (cTribNac) para operações não sujeitas ao ISS, que deverão ser documentadas via NFS-e nacional (inclusive independentemente da adesão do município ao emissor público).
• Evolução estrutural do leiaute com inclusão de grupos específicos para cenários novos (ex.: locações) e ajustes ligados a rotinas de crédito/pagamento (ex.: estorno e pagamento antecipado).

Em suma, a NT 005/2025 reforça que a NFS-e passa a carregar mais informações estruturadas, exigindo atenção a cadastros, regras de operação e parametrizações do sistema emissor/ERP.

Situações abrangidas: onde as empresas serão mais impactadas

As mudanças trazidas pela NT NFS-e 005/2025 não afetam apenas “emissão de nota”: elas atingem cadastros, classificação tributária e a forma como determinadas operações serão documentadas no padrão nacional.

Na prática, as empresas sentirão mais impacto nas situações abaixo, especialmente aquelas com alto volume de emissão, múltiplos municípios ou integrações complexas com ERP.

Locação de bens móveis

Esse é um dos pontos mais sensíveis pós-reforma: operações de locação de bens móveis deixam de ser tratadas como tema exclusivo do ISS e passam a exigir um tratamento documental compatível com IBS/CBS.

A NT cria estrutura própria para identificar o bem locado (como NCM, descrição e quantidade), o que aumenta a dependência de cadastro bem feito e de consistência entre fiscal e faturamento.

Locação e cessão de bens imóveis (quando não for ISS)

A NT também endereça situações de locação/cessão de bens imóveis quando a operação não se enquadra como serviço sujeito ao ISS.

Aqui, o principal cuidado é evitar enquadramentos incorretos: a empresa precisa alinhar a regra de negócio (contrato/objeto) com a classificação fiscal adotada na NFS-e.

Operações com bens imateriais

Para operações com bens imateriais, a NT reforça a necessidade de codificação e documentação correta no padrão nacional.

Esse tema costuma gerar dúvidas em empresas de tecnologia, mídia, licenciamento, franquias e serviços digitais, porque o limite entre “serviço”, “licenciamento” e “cessão de direito” impacta diretamente o enquadramento e os registros no documento fiscal.

Atividades sem incidência simultânea de ISS e ICMS, mas sujeitas à futura apuração de IBS/CBS

Há ainda um grupo de operações que não têm incidência simultânea de ISS e ICMS, mas entram no radar por estarem sujeitas à futura apuração de IBS/CBS.

Para muitas empresas, esse é o “ponto cego” da mudança: se a operação não era capturada corretamente na rotina atual, 2026 passa a exigir maior disciplina de documentação e rastreabilidade para evitar inconsistências adiante.

Novos Códigos Tributários Nacionais (cTribNac): quais são e quando usar

Um dos pontos mais práticos da Nota Técnica NFS-e 005/2025 é a consolidação de Códigos Tributários Nacionais (cTribNac) para operações não sujeitas ao ISS que, ainda assim, devem ser documentadas na NFS-e nacional.

Isso padroniza a classificação e reduz ambiguidades, mas aumenta a necessidade de alinhamento entre regra de negócio, contrato e cadastro.

Quais códigos foram consolidados

• 99.01.01 – Outras operações sem ISS/ICMS
• 99.02.01 – Operações com bens imateriais
• 99.03.01 – Locação de bens imóveis
• 99.04.01 – Locação de bens móveis

Como usar na prática (sem complicar)

A escolha do cTribNac deve refletir o fato gerador e o objeto da operação (o “que” está sendo cobrado), e não apenas o “como” a empresa costumava tratar no passado. Em termos operacionais, vale garantir:

• Cadastro e classificação consistentes (item/serviço, descrição, regras internas e documentação de suporte);
• Parametrização no sistema emissor/ERP para que o código seja aplicado corretamente por tipo de operação;
• Trilha de evidências (contratos, políticas internas e memória de enquadramento), para reduzir risco de questionamento.

Destaque: locação de bens móveis e o grupo gLocBensMoveis

Entre as situações abrangidas, a locação de bens móveis merece um capítulo à parte porque costuma gerar dúvidas e, ao mesmo tempo, exige informação estruturada no documento fiscal.

A NT 005/2025 cria uma seção específica e introduz o grupo gLocBensMoveis para registrar dados do bem locado de forma padronizada, o que impacta diretamente cadastro, faturamento e integração sistêmica.

O que passa a ser informado no gLocBensMoveis

O grupo traz campos para identificação objetiva do bem móvel objeto da locação, como:

• NCM do bem móvel;
• Descrição do bem móvel;
• Quantidade do bem móvel.

cTribNac obrigatório na locação de bens móveis

A Nota Técnica também reforça o uso do cTribNac 99.04.01 – Locação de bens móveis, o que torna indispensável que o sistema emissor/ERP esteja preparado para aplicar o código correto por cenário de operação, além de manter a coerência entre cadastro do item (NCM/descrição) e informações da NFS-e.

Por que isso importa para a empresa

Na prática, a mudança reduz espaço para “texto livre” e aumenta a exigência de qualidade do dado. Empresas com volume alto de locações, múltiplas filiais ou modelos híbridos (locação + serviço + manutenção) tendem a precisar de um mapeamento mais cuidadoso para não misturar naturezas diferentes na mesma lógica de emissão.

Outras alterações relevantes do leiaute (além de locações)

Além dos ajustes voltados a novas naturezas de operação, a Nota Técnica NFS-e 005/2025 também traz mudanças estruturais que impactam a forma como determinadas situações serão registradas na NFS-e nacional, especialmente quando o objetivo é melhorar rastreabilidade e compatibilidade com a futura apuração de IBS/CBS.

Entre os pontos de atenção, destacam-se:

• Remoção do campo de indicação de consumo pessoal, simplificando a estrutura do leiaute.
• Inclusão de campo para identificação de operações de doação, criando distinção mais clara para esse tipo de ocorrência.
• Criação do grupo gEstornoCred, destinado ao registro de estornos de créditos de IBS e CBS (tema que tende a ganhar importância conforme as rotinas de crédito evoluírem).
• Inclusão do grupo gPagAntecipado, para vincular NFS-e utilizadas como pagamento antecipado para fins de abatimento, trazendo mais controle e rastreabilidade para esse fluxo.

Vigência e cronograma: o que vale em janeiro de 2026 e o que vem depois

Um ponto que costuma gerar confusão é a diferença entre “leiaute publicado” e “leiaute em produção”.

Embora a NT 005/2025 apresente um novo padrão, o próprio documento indica que, a partir de janeiro de 2026, os ambientes de Homologação e Produção seguirão operando com os campos e grupos definidos na NT 004/2025.

Ou seja: as atualizações previstas na NT 005/2025 serão implementadas posteriormente, conforme cronograma oficial a ser divulgado no Portal da NFS-e.

Para as empresas, isso reforça a necessidade de se preparar com antecedência e planejar a adaptação por fases (cadastro → parametrização → testes → entrada em vigor).

O que fazer agora: checklist de adequação (Fiscal + Contábil + TI/ERP)

Mesmo com cronograma escalonado, dá para avançar bastante com medidas que reduzem risco e evitam correria quando as mudanças forem ativadas. O ideal é tratar como um pequeno projeto de prontidão, com responsabilidades claras.

1) Mapeamento de operações e enquadramento

• Identificar se a empresa realiza operações abrangidas (ex.: locação de bens móveis, bens imateriais, locação/cessão de imóveis fora do ISS).
• Definir critérios internos para escolha do cTribNac e documentar a lógica (contratos, políticas e memória de enquadramento).

2) Qualidade cadastral

• Revisar cadastros relacionados a itens/serviços (ex.: NCM, descrições padronizadas, regras de operação).
• Para locação de bens móveis, validar se os dados necessários para o gLocBensMoveis estão disponíveis e consistentes.

3) Parametrização do sistema emissor/ERP

• Ajustar regras para preenchimento de grupos/campos novos e classificações (cTribNac).
• Verificar impactos em integrações (middleware, mensageria, autorizadores, repositórios de XML).

4) Testes e evidências

• Montar roteiro de testes por cenários (locação, imaterial, doação, pagamento antecipado etc.).
• Registrar evidências (prints, XMLs de teste, critérios de validação) para suporte a auditoria e governança.

5) Governança e rotina

• Definir “quem faz o quê”: Fiscal (regras), TI (implementação), Contábil (reflexos), Operação/Faturamento (uso correto).
• Criar agenda de acompanhamento do Portal da NFS-e para monitorar datas e publicações.

Como a De Biasi pode apoiar

A De Biasi acompanha de perto a evolução da NFS-e nacional e os desdobramentos ligados à Reforma Tributária, apoiando empresas com uma abordagem integrada entre Tributário/Fiscal, Contábil e Tecnologia/Processos, desde o diagnóstico até a implementação e testes.

Quer um diagnóstico de prontidão para a NT NFS-e 005/2025 (mapeamento de operações, revisão de cadastros, parametrização do sistema emissor/ERP e plano de testes)? Fale com a equipe da De Biasi e receba um checklist direcionado ao seu cenário.