No processo de apuração do Imposto de Renda sobre as Pessoas Jurídicas (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), as empresas devem estar atentas às regras de dedutibilidade de despesas.
As normas fiscais estabelecem critérios sobre quais despesas podem ser deduzidas para fins de tributação, garantindo uma base tributável correta e conforme a legislação vigente.
A seguir, exploraremos as características gerais, as regras para dedutibilidade e a importância da comprovação de despesas.
Características Gerais
Ao apurar o IRPJ e a CSLL, partimos do resultado contábil da Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). No entanto, nem todas as despesas são aceitas pelo Fisco, exigindo ajustes denominados Adições. Esses ajustes têm como objetivo alinhar a base tributável às normas fiscais vigentes.
Despesas e receitas devem ser contabilizadas conforme as normas contábeis, mas para o Fisco, uma despesa só pode ser deduzida se atender aos princípios básicos da legislação fiscal: ser necessária, usual, normal e operacional para o contínuo processo da empresa.
Regras para Dedutibilidade de uma Despesa
Uma empresa utiliza diversos recursos para obter receita e sustentar suas operações. As despesas incorridas durante esse processo devem ser registradas na contabilidade conforme o regime de competência. A legislação tributária estabelece regras específicas para considerar uma despesa como dedutível, visando a apuração do Lucro Real e da Base de Cálculo da CSLL, para a tributação do IRPJ e CSLL.
De acordo com o Decreto nº 9.580/2018, art. 311, são consideradas despesas operacionais aquelas necessárias à atividade da empresa e à manutenção da fonte produtora.
Despesa Incorrida
Despesas incorridas são aquelas que uma empresa teve em um determinado período, independentemente de terem sido pagas.
A tributação dessas despesas pode variar conforme o tipo de negócio e as regulamentações específicas. Algumas despesas podem ser totalmente dedutíveis, enquanto outras podem estar sujeitas a limitações ou restrições.
Podemos citar o Professor Edmar Andrade Filho, que afirma em seu livro “Imposto de Renda das Empresas”: “o que habilita um gasto a ser considerado dedutível é a sua existência e a certeza que são fatores importantes para a correta aplicação do regime de competência. Despesa dedutível é despesa incorrida.”
Requisitos para Reconhecimento de Despesa Incorrida
Despesa Necessária
A despesa deve ser um gasto necessário para a obtenção de receita, como salários, aluguel, telefone, marketing, assessoria contábil e advocacia. Para fins tributáveis, essas despesas precisam ser comprovadas por documentos, como Nota Fiscal, contrato, ou outro documento que ateste a veracidade da informação.
Base Legal: RIR/2018, art 311, § 1º: São necessárias as despesas pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da empresa” (Lei nº 4.506, de 1964, art. 47, § 1º )
Despesa Operacional
Despesas operacionais são aquelas incorridas no desenvolvimento da atividade principal da empresa, essenciais para a geração de receita e manutenção da companhia.
Base Legal: RIR/2018, art 311: “São operacionais as despesas não computadas nos custos, necessárias à atividade da empresa e à manutenção da fonte produtora” (Lei nº 4.506, de 1964, art. 47, caput)
Despesa Usual
São aquelas que ocorrem frequentemente na prática comercial ou no setor econômico específico da empresa. A prática contábil e a jurisprudência fiscal consideram a recorrência e a natureza das despesas para determinar sua usualidade.
Despesa Comum
Despesas comuns ocorrem de forma periódica e regular, sendo parte constante das operações diárias da empresa.
Base Legal: Similar ao conceito de despesas usuais, a noção de despesas comuns é abordada indiretamente no artigo 311 do RIR/2018.
A dedutibilidade das despesas precisa estar em acordo com seguintes pontos:
- Serem despesas necessárias, usuais e comuns
- Serem comprovadas e escrituradas
- Serem debitadas no período-base competente
- Não serem computadas nos custos
Enfim, podemos dizer que, as demais despesas que não preencham as condições do decreto n.º 9.580/2018, assim como tantas outras legislações que abordam este assunto, são consideradas indedutíveis pela Receita Federal.
Lembramos que existem algumas despesas que não são consideradas pelo FISCO no momento da sua contabilização, mas serão em algum momento futuro. Esses casos são controlados na Parte B do Lalur. Neste cenário, podemos citar como exemplo as provisões, de: Inadimplências, Indenizações Trabalhistas, Perda de Estoque, entre outras.
A provisão tem o caráter de sinalizar a estimativa de gastos futuros, sendo incerta sua ocorrência, impossibilitando, assim, o aceite do FISCO por não ser paga ou incorrida naquele momento.
Comprovação de Despesas
A comprovação de despesas é fundamental para sua efetiva dedução fiscal. O registro meticuloso na contabilidade, com detalhes que permitam a precisa identificação da transação, é crucial. Documentação hábil, como notas fiscais, faturas ou recibos, também é essencial para a comprovação. As empresas devem estar atentas às despesas dedutíveis e não dedutíveis para garantir que todas as transações sejam devidamente justificadas.
Lembre-se:
- A comprovação robusta é crucial para a dedução das despesas.
- Documentação fiscal hábil é essencial.
- A formalização na compra de bens ou serviços é fundamental.
Conclusão
Para garantir a dedutibilidade das despesas, é crucial que elas atendam aos critérios estabelecidos pela legislação tributária. As despesas devem ser necessárias, comprovadas por documentação hábil, devidamente escrituradas no período competente, e não incluídas nos custos.
Um controle rigoroso e uma documentação robusta são fundamentais para maximizar a eficiência fiscal e evitar contingências futuras com a Receita Federal. Conhecer bem as diferenças entre despesas dedutíveis e não dedutíveis é uma habilidade essencial para qualquer gestor financeiro.
Em suma, entender as regras de dedutibilidade de despesas é essencial para a correta apuração do IRPJ e da CSLL, garantindo uma gestão fiscal eficiente e conforme as normas vigentes. As empresas devem sempre se esforçar para identificar claramente quais despesas são dedutíveis e não dedutíveis para manter a conformidade com a legislação fiscal e otimizar suas finanças.
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Autor: Fernando Riccieri Cardin, Analista Tributário Direto da De Biasi, está no 6º semestre de Ciências Contábeis e possui 10 anos de experiência nas áreas Contábil e Financeira.
