Uma gestão tributária e fiscal eficiente é essencial para o sucesso e sustentabilidade de qualquer empresa. Nesse sentido, a entrega das obrigações acessórias, como a emissão de notas fiscais e a escrituração contábil, assegura a transparência e a conformidade fiscal.
Independentemente do porte e do ramo de atuação, é essencial que a gestão contábil esteja ciente das obrigações acessórias aplicáveis ao seu negócio a fim de garantir que não haja problemas com o fisco. Você tem dúvidas sobre este tema? Leia este artigo para saber um pouco mais.
O que são obrigações acessórias?
As obrigações acessórias são declarações adicionais de natureza fiscal impostas às empresas, para além do pagamento de tributos. Elas visam fornecer informações relevantes e detalhadas aos órgãos fiscais municipais, estaduais e/ou federais, permitindo uma maior transparência ao fisco.
Portanto, as obrigações acessórias garantem que as informações prestadas pela empresa sejam precisas, completas e verificáveis, evitando a sonegação fiscal. Além disso, são essenciais para a transparência fiscal e para auxiliar na fiscalização das empresas.
O envio das obrigações acessórias com as informações corretas e dentro dos respectivos prazos é essencial para a empresa evitar problemas legais, manter a regularidade fiscal e preservar a reputação perante o fisco e os stakeholders da companhia.
Por outro lado, o não cumprimento ou o cumprimento inadequado dessas obrigações pode acarretar multas, penalidades ou sanções legais. Todo o processo de envio pode ser feito de modo completamente digital, por meio de ferramentas disponibilizadas pelos órgãos fiscais, a exemplo do e-Social.
Quais as diferenças entre as obrigações acessórias e as obrigações tributárias?
As obrigações tributárias referem-se ao pagamento dos tributos devidos ao governo em diferentes níveis (federal, estadual ou municipal). Nesse caso, o contribuinte (pessoa física ou jurídica) é obrigado a recolher os tributos dentro dos prazos e condições estabelecidos pela legislação tributária brasileira.
Já as obrigações acessórias funcionam como declarações complementares das obrigações tributárias, pois se referem à prestação de informações, apresentação de documentos, registros contábeis, emissão de notas fiscais, entre outros procedimentos.
Quais as principais obrigações acessórias existentes no Brasil?
A legislação tributária brasileira dispõe de diversas obrigações acessórias, que variam segundo o tipo de empresa, regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real) e, também, fatores como o setor de atividade da empresa.
A seguir, conheça as principais obrigações acessórias para as empresas brasileiras:
Obrigações acessórias do Simples Nacional
- Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS)
- Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
- Escrituração do Livro Caixa
- Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS)
- SPED – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial)
- SPED – Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-REINF)
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWEB)
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) *esta obrigação será substituída em sua integralidade em 01/2024,
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF). * esta obrigação será extinta, sendo obrigatória até o ano calendário de 2023.
Obrigações acessórias do Lucro Presumido
- SPED – Escrituração Fiscal Digital (EFD) – ICMS/IPI
- SPED – Escrituração Fiscal Digital (EFD) – Contribuições PIS/COFINS
- SPED – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial)
- SPED – Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-REINF)
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWEB)
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) – esta obrigação será substituída em sua integralidade em 01/2024,
- Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA)
- Guia de Informação e Apuração do ICMS Substituição Tributária (GIA ST)
- Declaração de Informações sobre Atividade Imobiliária (DIMOB)
- Declaração de Serviços Médicos e de Saúde (DMED) para empresas que prestam serviços médicos e de saúde
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) – esta obrigação será extinta, sendo obrigatória até o ano calendário de 2023.
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF): entregue anualmente, até o último dia útil do mês de julho do ano subsequente.
- Escrituração Contábil Digital (ECD): entregue anualmente, até o último dia útil do mês de junho do ano subsequente.
Obrigações acessórias do Lucro Real
- SPED – Escrituração Fiscal Digital (EFD) – ICMS/IPI
- SPED – Escrituração Fiscal Digital (EFD) – Contribuições PIS/COFINS
- SPED – Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-REINF)
- SPED – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial)
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWEB)
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) *esta obrigação será substituída em sua integralidade em 01/2024,
- Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA)
- Guia de Informação e Apuração do ICMS Substituição Tributária (GIA ST)
- Declaração de Informações sobre Atividade Imobiliária (DIMOB)
- Declaração de Serviços Médicos e de Saúde (DMED) *para empresas que prestam serviços médicos e de saúde
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) ) – a última DIRF será entregue em relação ao Ano Base de 2023.
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF): entregue anualmente, até o último dia útil do mês de julho do ano subsequente.
- Escrituração Contábil Digital (ECD): entregue anualmente, até o último dia útil do mês de junho do ano subsequente.
>>> Leia também: Compliance tributário está associado ao sucesso das grandes empresas
Prazos para cumprir obrigações acessórias
Os prazos para cumprir as obrigações acessórias variam conforme a natureza da obrigação e o regime tributário da empresa. Por isso, é importante a empresa ter um bom planejamento contábil ao longo do ano e ficar por dentro das atualizações dos órgãos fiscais.
Confira a seguir os prazos de entrega das obrigações acessórias:
- Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Deve ocorrer no momento da realização da operação comercial.
- SPED – Escrituração Fiscal Digital (EFD) – ICMS/IPI: entregue mensalmente, até o dia 20 do mês subsequente ao da apuração.
- SPED – Escrituração Fiscal Digital (EFD) – Contribuições PIS/COFINS: entregue mensalmente, até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência, devendo ser transmitida após a validação e assinatura;
- SPED – Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-REINF): entregue mensalmente, até o dia 15 do mês subsequente, ou o dia útil imediatamente posterior.
- SPED – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) – os eventos relacionados à folha de pagamento devem ser entregues mensalmente, até o dia 15 do mês subsequente, ou o dia útil imediatamente anterior. Demais, eventos, de acordo com o disposto no Manual do referido SPED.
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF): entregue mensalmente até o 15º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência;
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWEB): entregue mensalmente até o primeiro dia útil após o dia 15, quando este cair em dia não útil para fins fiscais.
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) – até o dia 7 do mês subsequente ao mês de referência, ou o dia útil imediatamente anterior.
- Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA): entregue mensalmente, até o dia 20 do mês subsequente ao da apuração.
- Guia de Informação e Apuração do ICMS Substituição Tributária (GIA ST): Deverá ser observada a legislação de cada Estado.
- Declaração de Informações sobre Atividade Imobiliária (DIMOB): entregue anualmente, até o último dia útil do mês de fevereiro do ano subsequente.
- Declaração de Serviços Médicos e de Saúde (DMED) (para empresas que prestam serviços médicos e de saúde): entregue anualmente, até o último dia útil do mês de fevereiro do ano subsequente.
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF): entregue anualmente até o último dia útil de fevereiro, com informações referentes ao ano-calendário anterior.
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF): entregue anualmente, até o último dia útil do mês de julho do ano subsequente.
- Escrituração Contábil Digital (ECD): entregue anualmente, até o último dia útil do mês de junho do ano subsequente.
Penalidades por descumprimento de obrigações acessórias
O não cumprimento das obrigações acessórias pode acarretar diversas consequências e sanções para as empresas como, por exemplo:
Multas
O descumprimento das obrigações acessórias pode resultar em multas aplicadas pelos órgãos fiscais, proporcionais à gravidade da infração, informação omitida ou incorreta e, também, conforme o período de atraso na entrega.
Impedimento de emissão de certidões negativas
A não entrega das informações acessórias pode levar ao impedimento de emissão de certidões negativas por parte da empresa. Essa penalidade faz com que a organização tenha dificuldade em participar de licitações, obter financiamentos e fazer negociações comerciais.
>>> Saiba como fazer o envio das obrigações acessórias para empresas inativas ou sem movimento
Exclusão de regimes tributários especiais e benefícios fiscais
Empresas que se beneficiam de regimes tributários especiais podem ser excluídas desses regimes se não cumprirem as obrigações acessórias, o que pode resultar em aumento da carga tributária.
Fiscalização e autuações
A não conformidade com as obrigações acessórias pode levar a fiscalizações mais rigorosas por parte dos órgãos fiscais, resultando em autuações e exigências de recolhimento de tributos retroativos, com aplicação de multas e juros.
Dificuldades de acesso a crédito e financiamento
A falta de cumprimento do envio das obrigações acessórias pode dificultar o acesso da empresa a linhas de crédito e financiamentos junto a instituições financeiras. Isso porque os bancos e instituições financeiras tendem a avaliar a conformidade fiscal das empresas antes de conceder esses serviços.
Contar com um serviço de consultoria tributária para a revisão das obrigações acessórias, a exemplo da De Biasi, é essencial para as empresas, sobretudo pela complexidade das normas tributárias e fiscais da legislação brasileira. É verificar se as informações estão sendo prestadas corretamente, identificando possíveis erros, omissões ou inconsistências.
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